6 dokumendihalduse tarkvara, mis parandab kontori tõhusust

Pilvesalvestuse tekkimine on õigesti kõrvaldanud ülerahvastatud paberitöö käitlemise stressi. Seega suudavad tööandjad säästa aega ja samal ajal parandada töövoogu. Niisiis, kui soovid vähendada paberidokumentide kasutamist ja parandada tõhusust, olete õiges kohas. See artikkel annab teile kuus parimat dokumendihalduse tarkvara, millest valida.

Dokumendihalduse tarkvara, mida tuntakse ka dokumendihaldussüsteemidena (DMS), on arvutiprogrammid, mis on spetsiaalselt loodud dokumentide ja töövoo jälgimiseks, ühtlustamiseks ja haldamiseks ning mille peamised eesmärgid on töökoormuse vähendamine ja töövoo kiirendamine.

Jälgi seda postitust, et saada terviklik ülevaade mõningate dokumentide haldamise parimate võimalike tööriistade kohta.

Millised on PC jaoks parimad dokumendihalduse tarkvara?

1

eFileCabinet

eFileCabinet on täna juhtiv dokumentide haldamise tarkvara. See on loodud selleks, et hõlbustada kontorifailide salvestamist, otsimist ja jagamist. Tarkvara funktsioon läheb aga kaugemale dokumendihaldusest, kuna see on varustatud ka raamatupidamis- ja personalijuhtimisvahenditega.

eFileCabinetil on kaks tugivarianti: töölaua versioon (Windows 10 ühilduv) ja mobiilne versioon, mis on spetsiaalselt loodud mobiilseadmetele.

See dokumendihalduse tarkvara sisaldab funktsiooni, mida tuntakse pilvevaadetena, mis võimaldab kasutajatel pilte varundada otse tarkvara platvormi kaudu. Sellega saavad kasutajad hõlpsasti vaadata ja väljavõtte faile mis tahes seadme kaudu, kui selline seade on internetiga ühendatud.

Samuti täidab eFileCabinet kõik vajalikud tööstusharu nõuetele vastavuse, sealhulgas SEC, HIPAA, FINRA ja muud standardnõuded.

Lisaks töötab tarkvara SecureDraweriga, mis on ainulaadne jagamisfunktsioon, mis toimib teie ja teie klientide vahelise failijagamise platvormina. See suudab sujuvalt integreerida erinevaid kolmanda osapoole tarkvara nagu MS Outlook, turvaline e-allkiri, skannerid, printerid ja palju muud.

Lastl, . eFileCabinet'i dokumendihaldustarkvara pakub nii võrguteenuseid kui ka kohapealseid teenuseid. Tarkvara pakub uutele kasutajatele kahe nädala tasuta prooviperioodi, mille järel saavad nad tellitud tasu tellida $ 15 alghinnaga.

Laadige alla eFileCabinet

2

OpenKM

OpenKM on kahtlemata üks populaarsemaid dokumentide haldamise tarkvara turul. See on väga mitmekülgne ettevõtte kvaliteedijuhtimise tarkvara, mis on ehitatud ülesannete täitmiseks, alates dokumendihaldusest kuni töövoo automatiseerimiseni kuni haldusfunktsioonideni.

Tööriist on spetsiaalselt loodud Windowsi arvutitele. Samas saab seda kasutada ka paljude muude töölaua operatsioonisüsteemide kaudu, nagu näiteks Linux.

Põhimõtteliselt sisaldab dokumendihalduse tarkvara dünaamilist moodulite komplekti, mis juhivad kogu tarkvara haldustegevust. Mõned neist moodulitest hõlmavad järgmist: Elektrooniline arve, e-allkiri, krüptograafia (failide krüpteerimiseks ja dekrüpteerimiseks), vöötkood, kirjade arhiveerija ja palju muud.

Samuti võimaldab tarkvara paindlik disain sujuvalt integreeruda asjakohaste kontorivahenditega nagu AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office ja palju muud. Sellel on ka pistikühendatav autentimissüsteem, mida saab ühendada väliste andmebaaside või serveritega nagu SQL, Oracle, MySQL ja mõned teised.

Eespool öeldut silmas pidades antakse kasutajatele võimalus tõhustada oma tööprotsessi tõhususe suurendamiseks. Seega näevad paljud dokumendihaldustarkvara palju rohkem projektijuhtimise tarkvarana kui tavaline dokumendihaldur.

OpenKM pakub uutele kasutajatele kahte põhikava : OpenKM Community ja OpenKM Professional . Esimene on saadaval tasuta (piiratud funktsioonidega), samas kui viimane, millel on võimsamad funktsioonid, on tasuline plaan ja seda pakub tsiteerimine (kohandatud hinnakujundus).

Lisateabe saamiseks tarkvara süsteemide ja allalaadimisnõuete kohta logige OpenKM-i allalaadimise veebisaidile sisse.

Lae OpenKM

3

Templafy

Templafy on väidetavalt üks parimaid dokumendihalduse tarkvara tänapäeval. See on kõikehõlmav kasuliku tööriist, mis on mõeldud büroodokumentide tõhusaks salvestamiseks, allalaadimiseks ja jagamiseks. See on pilvepõhine platvorm, mis toetab kõiki arvutisüsteemide ja mobiilseadmete vorme.

Mugavuse huvides on olemas ka töölaua (Windows) ja nutitelefonide (mobiilirakenduste) jaoks ettenähtud versioonid.

Põhimõtteliselt hõlbustab Templafy failide ja meeskonnatöö ladustamist, kõrvaldades tavapärase, hajutatud, erinevate platvormide töötamise protsessi.

Dokumendihaldustarkvara lihtsustab kõiki olulisi töövahendeid, eriti dokumentide genereerimise vahendeid, nagu MS Office, ühel platvormil, pakkudes seeläbi ühtset töövoogu.

Lisaks sellele pakub Templafy üsna laevatatavat liidest, mis muudab selle ideaalseks madala tehnoloogiaga töökeskkonnas, kuna iga meeskonnaliige suudab anda tagasisidet, jagada faile ja luua kujuteldamatult lihtsat dokumenti.

Kõik need suunatakse ühe sööda kaudu ja seda jälgib administraator (tööandja), et tagada iga nõue ja kvaliteedistandard.

Lõpuks, nagu kõige vastupidavamad tööriistad, ei ole Templafy odav. Tegelikult on see turul üks kõige kallimaid dokumentide haldamise tarkvara. See on saadaval fikseeritud tellimuse määraga $ 355 kuus. Kuid enne täielikku tellimist on olemas tasuta prooviperiood. Lisateabe saamiseks külastage oma ametlikku veebisaiti.

Laadi alla Templafy

4

SutiDMS

SutiDoft, SutiSofti toode, on turul üks kõige põhjalikum dokumentide haldamise tarkvara. See on varustatud mitmesuguste vahenditega dokumentide haldamiseks ja korraldamiseks, failide jagamiseks, dokumentide hoidmiseks ja meeskonna koostöö parandamiseks.

See on veebipõhine veebipõhine tarkvara, mida toetatakse nii laua- kui ka mobiilseadmetes.

Lisaks sisaldab SutiDMS mitut funktsionaalset tööriista, mis sisaldavad modifitseeritavat juhtpaneeli, dokumendikogu, OCR-dokumentide salvestamist, mitmekordset integreerimist (MS Outlooki, Gmaili ja Yahoo Mailiga), failide ühendamist, dokumentide arhiveerimist ja säilitamist, e-allkirja ja foorumeid teiste hulgas.

Põhimõtteliselt on tarkvara põhiülesanne, kus saate hoida kõik oma dokumendid ja selle veebipõhine funktsionaalsus tagab, et saate dokumente igal ajal juurde pääseda ja neid alla laadida.

Sellest hoolimata pakub see dokumendihalduse tarkvara ettevõtte hinnakujundust, mis on hinnapakkumise alusel kättesaadav.

On kaks madalamat plaani: lisatasu plaan ja professionaalne plaan . Professionaalne plaan on mõeldud maksimaalselt 10 kasutajale ja see on saadaval hinnaga $ 18 kasutaja kohta (kuus). Premium plaan on seevastu mõeldud keskmise suurusega organisatsioonile, kus on vähem kui 500 töötajat, ning see on saadaval $ 20 kasutaja kohta (kuus).

Lae SutiDMS

5

FileHold

FileHold on täielikult integreeritud dokumendihalduse lahendus, mis sisaldab erinevaid funktsioone, et pakkuda kasutajatele tsentraliseeritud salvestamise ja lihtsustatud tööprotsessi. Tarkvara on üks vähestest dokumentide haldamise tarkvaradest, mis on spetsiaalselt ette nähtud Windows 10 PC ja teiste Windowsi versioonide jaoks (7/8 / 8.1). Sellele vaatamata saab seda kasutada ka veebibrauserite kaudu Linuxi ja Maci arvutites.

Tarkvara funktsioonid on liigitatud standardse, valikulise, kohandatud ja dokumendi skaneerimise ja pildistamise alla. Mõned neist funktsioonidest hõlmavad metaandmete kogumist (dokumendi sildistamine), kalendrit, elektroonilisi vorme, e-allkirja, OCR-i (serveri pool), automaatset täitmist, SmartSoft-püüdmist ja palju muud.

Samuti on FileHoldil võime integreerida kolmanda osapoole tarkvara komplekti, nagu MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint jms. Kõik need hõlbustavad failide salvestamist, otsimist ja jagamist ning töövoo koordineerimist.

Lõpuks pakub FileHold kahte hinnakujundusplaani; FileHold Express ja FileHold Enterprise. Express plaan on mõeldud vähem kui 20 töötajaga väikestele ettevõtetele, samas kui ettevõtte plaan on ideaalne suurematele organisatsioonidele või meeskondadele, kus on rohkem kui 20 liiget.

Mõlema plaani tellimuse määrad on siiski kättesaadavad ainult tsiteerimise teel. Võite saata e-kirja FileHoldi müügimeeskonnale, et saada oma ettevõtte hinnapakkumine.

Lae FileHold

6

M-Files

M-Files on üks parimaid dokumentide haldamise tarkvara, mis on täna saadaval. See on kõige olulisem funktsiooni „dubleerimise analüüs” jaoks, mis on mõeldud kasutajate kaitsmiseks dokumentide dubleerimise eest. See on pilvepõhine DMS; seega toetatakse seda nii lauaarvutites kui ka mobiilplatvormides.

On olemas ka määratud töölauaversioonid (Windows 10 / 8.1 / 8/7), samuti mobiilirakendused valitud mobiilseadmetele.

Lisaks sellele on selles Windows 10 jaoks mõeldud dokumendihalduse tarkvaras organiseeritud salvestus, kus dokumendid on osaliselt korraldatud ja salvestatud. See analüüsib dokumendiotsinguid, ühendades failinimede teiste seotud näitajatega, nagu kuupäevad ja projektid. Sellisena on tarkvara võimeline duplikaate kergesti kõrvaldama.

Samuti lihtsustab selle ühtne platvorm töökoha tõhusust, parandades ülesannete määramist (tööandjalt töötajatele) ning ülesannete täitmist ja kohaletoimetamist (töötajatelt tööandjale). Lõpptulemuseks on tootlikkuse paranemine.

Lisaks on M-Files paindlik DMS, mida saab hõlpsasti integreerida sellistesse tööriistadesse nagu MS Office ja paljud CRM-tööriistad nagu Salesforce. See muudab selle ideaalseks peaaegu igat liiki ettevõtetele. Samuti on olemas kolm põhilist kasutuselevõtu võimalust, sealhulgas ruumid, pilvepõhised ja hübriidsed (kombineeritud).

M-Files pakub uutele kasutajatele ühe kuu tasuta prooviperioodi, mille järel nad saavad hõlpsasti uuendada ettevõtte plaani, mida pakub tsitaat.

Laadige alla M-Files

Järeldus

Tänapäeval väheneb paberkandjal dokumentide kasutamine kogu maailmas, kuna paljud organisatsioonid, koolid ja valitsusasutused eelistavad paberivaba salvestamise mugavust paberifailide ja -kaustade keerukusele.

Seega on pidev nõudlus standardse ja püsiva dokumendihalduse tarkvara järele. Mis puudutab seda nõudlust, oleme koostanud mõned parimad dokumendihaldustarkvara turul, et hõlbustada teie otsuste tegemist, milline DMS teie ettevõttele tööle võtab.

Soovitatav

5 parimat tasuta veebisaidi ehitaja tarkvara Windows 10 jaoks
2019
Kas teie EPUB-failid on rikutud? Siin on parandus
2019
6 parimast Windows operatsioonisüsteemile mõeldud sisu haldamise tarkvarast
2019